1 ALLGEMEINES
1.1 Installation
Die folgende Installationsanleitung beschreibt Ihnen den Import der Applikation Dokumentenmanager Pro in Ihr Intrexx Portal. Zudem wird auf ein etwaiges Update der Applikation eingegangen.
Die Datei Import.zip wird im Applikationsdesigner über den Menüpunkt Datei ( Applikation importieren ausgeführt. Im Import-Dialog wählen Sie „Importpaket auswählen (*zip)“. Im sich öffnenden Fenster selektieren Sie die Datei Import.zip und klicken anschließend zweimal auf "Weiter".
Aktivieren Sie die Einstellung „Mit Applikationsdaten importieren“, damit der Hilfetext beim Import übernommen wird. Wenn Sie die Rechtevorgabe der Applikation mit importieren möchten, sollten Sie auch hier den Haken aktivieren.
Klicken Sie anschließend auf Weiter. Im sich öffnenden Fenster werden nun die für die Berechtigungen zuständigen Benutzergruppen importiert und in der Intrexx Benutzerverwaltung Ihres Portals angelegt. Bestätigen Sie dies mit Weiter.
Anschließend importieren Sie die die benötigten Konfigurationsdateien.
Mit Weiter gelangen Sie zum letzten Schritt– dem Import der Prozesse, die Sie für die Applikation benötigen. Klicken Sie hier Import. Folgen Sie den nachfolgenden Anweisungen.
Nach erfolgter Installation, starten Sie bitte abschließend den Portaldienst neu.
1.2 Zielsetzung
Mit der Applikation Dokumentenmanager Pro lenken und veröffentlichen Sie die einzelnen Vorgabedokumente nach einem flexibel konfigurierbaren Prüfungs- und Freigabeverfahren. Alle Dokumente werden hierbei zentral gesammelt und übersichtlich in einer Verzeichnisstruktur unternehmensweit verfügbar gemacht. Ein Benutzermanagement (Rechteverwaltung) regelt, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf.
1.3 Berechtigungen
Das Rechtesystem ist grundsätzlich für drei Benutzergruppen konzipiert:
Administratoren nehmen inhaltliche Einstellungen (im Bereich Verwaltung) wie z. B. die Definition von Dokumententypen vor. Zudem können sie im Bereich Verwaltung (Workflows) individuelle Prüf und Freigabeworkflows festlegen. Im Bereich Administration haben Administratoren einen Überblick sämtlicher in der Applikation hochgeladener Dokumente. Administratoren können daher als zentrale Dokumentenmanager beschrieben werden.
Die zweite Gruppe, die so genannten Redakteure, können in der Redaktion Dokumente hochladen und einen vordefinierten Workflow starten. Zudem steuern sie die von ihnen hochgeladenen Dokumente indem sie diese auf deren Aktualität überprüfen und gegebenenfalls eine neue Version erstellen.
Benutzer als letzte Gruppe sehen die Ihnen zur Verfügung gestellten Dokumente in der aktuell freigegeben Version.
1.4 Startseite
Die Startseite der Applikation dient als Schnelleinstieg in das Dokumentenmanagement. Konkret erhalten Sie einen Überblick über folgende Dokumente:
• Neueste Dokumente
• Geänderte Dokumente
• Favoriten
• Zu prüfende Dokumente
• Freizugebende Dokumente
Startseite
Mithilfe der Suche () können Sie schnell nach dem Dokumententitel sowie der Dokumenten-ID suchen und Dokumente so schnell finden.