4 REDAKTION
Über den Menüpunkt „Redaktion“ können Dokumente von den Redakteuren hinzugefügt und bearbeitet werden. Die Links „Dokumente“, „Wiedervorlage“, „Abgelaufen“ und „Archiv““ zeigen die entsprechenden Dokumente bei denen der angemeldete Benutzer als Redakteur hinterlegt ist, tabellarisch aufgelistet an (siehe Administration).
4.1 Neues Dokument erstellen
Über den Button ‚Neues Dokument‘ können Redakteure neue Dokumente in der Applikation anlegen. Im sich öffnenden Fenster tragen Sie den Titel des Dokumentes ein und klicken anschließend auf Weiter.
In der sich öffnenden Maske können Sie das Dokument weiter beschreiben und den Workflow starten. Konkret können Sie dem Dokument ein allgemeines Thema zuweisen. Aus den in der Verwaltung definierten Dokumententypen und Bereichen ordnen Sie das entsprechende dem Dokument zu.
Zudem geben Sie ein Gültigkeitsdatum für das Dokument an. Schließlich laden Sie das Dokument als Datei hoch. Sie können dem Dokument weitere Dateien als Anhang hinzufügen. Zudem können Sie das Dokument mit anderen Dokumenten aus der Applikation verknüpfen.
Im Bereich Ablage und Berechtigungen veröffentlichen Sie das Dokument in Ihrem Dokumentenbaum. Abschließend bestimmen Sie den Workflow für die Prüfung und Freigabe des Dokumentes. Per Klick auf Workflow starten gelangt das Dokument zur Prüfung.
4.2 Dokument prüfen bzw. freigeben
Benutzer, die im Workflow als Prüfer oder Freigeber eingetragen sind, im Menü Aufgaben- ‚ihre‘ offenen Prüfungen und Freigaben.
Per Klick auf Prüfen können Sie für das selektierte Dokument die Prüfung durchführen.
Im oberen Teil des Dialogs findet man im Detail die Stammdaten des Dokuments sowie die zugehörige Quelldatei. Diese können Sie für die Prüfung herunterladen
Im unteren Teil des Dialogs wird die Prüfung durchgeführt. Im Textfeld Anmerkungen zur Prüfung tragen Sie bitte eine Bemerkung ein. Der Prüfer kann über die Schaltfläche Geprüft und abgelehnt die Prüfung ablehnen, über die Schaltfläche Geprüft und OK zustimmen oder über Abbrechen die Prüfung vorläufig zurückstellen.