ipro Dokumentenmanager Pro
Mit dem ipro Dokumentenmanager Pro vereinfachen Sie die Redaktion, Freigabe und Verwaltung von Dokumenten. Damit lenken und veröffentlichen Sie die einzelnen Unternehmens-Dokumente nach einem von Ihnen festgelegten Prüfungs- und Freigabeverfahren.
Alle Dokumente werden zentral gesammelt und somit unternehmensweit verfügbar gemacht. Ein Benutzermanagement (Rechteverwaltung) regelt, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf. Eine Archivierung rundet den Leistungsumfang dieser beliebten Applikation ab.
Die Applikation wandelt Office-Dokumente aus Word, Excel, Powerpoint oder Open-Office-Dokumente auf Wunsch direkt in PDFs um. Wenn Sie eine aktualisierte Version eines Dokuments freigeben, brauchen Sie sich um die Sicherung der vorigen keine Sorgen zu machen. Der ipro Dokumentenmanager Pro archiviert alle vorherigen Dokumentenstände. Zudem können Dokumente im Portal auch für weitere Applikationen und Prozesse genutzt werden, da es als integriertes System konzipiert ist.
Die Applikation ist responsiv, so dass sie auch auf mobilen Endgeräten mit kleineren Bildschirmen verwendbar ist. Mobiler Zugriff ist so über Smartphones und Tablets aller Hersteller möglich.
Lassen Sie sich den Dokumentenmanager Pro kostenlos und unverbindlich in unserem Online-Seminar (45 min) vorführen.
Zusätzliche Funktionen seit Oktober 2020
Seit Oktober 2020 gibt es die Version Dokumentenmanager Pro 2.5 (für Intrexx ab 19.03) mit zusätzlichen Funktionen:
- Vorschaufunktion für alle gängigen Formate wie z.B. PDF, Word, Excel, Video, Bilder…
- Dokumenten-Lebenslauf, mit Infos zu Änderungen, Änderungsdatum, Freigaben, Berechtigungen, Versionierungen…
- Statistik mit grafischer Anzeige z.B. Top Ten, Flop Ten, jeweils mit Filter nach Bereich, Typen, Datum…
- Vergleichsdatei mit Anzeige, welche Änderungen von Version x zu Version y gemacht wurden.
Weitere Funktionen im Überblick
- Zentrale Pflege, Verwaltung, Freigabe und Verteilung von unternehmensrelevanten Dokumenten
- Volltextsuche: nicht nur nach Dokumentennamen, sondern auch nach Wörtern im Text der Datei
- Automatisierte Prüf- und Freigabeprozesse (Workflows)
- PDF-Generierung mit automatischem Einfügen von Platzhaltern (Datum, Dok.-ID, Prüfer, Freigeber etc.)
- E-Mail-Erinnerung zur Wiedervorlage von Dokumenten
- Sichere Archivierung von Dokumenten
- Zuordnung von mitgeltenden Dokumenten, die stets in aktueller Version angezeigt werden
- Umfangreiche Einsicht in den jeweiligen Bearbeitungs- und Freigabestatus der einzelnen Dokumente
- Gezielte Veröffentlichung und Verteilung der Dokumente durch das integrierte Benutzermanagement
- Flexibel an Kundenwünsche anpassbar (Masken, Prozessabläufe etc.)
- Mobiler Zugriff über Smartphones und Tablets aller Hersteller.
Kosten
Die detaillierte Preisliste können Sie hier anfordern. Die App ist auch eine von 7 Applikationen der ipro QM Suite und beim Kauf der Suite im Kaufpreis bereits enthalten.
Voraussetzungen für die Inbetriebnahme
Intrexx-Portalsoftware
Mehr Details
Mit dem ipro Dokumentenmanager Pro erhalten Sie Funktionen, die Ihre Dokumentenorganisation erleichtern und Zeit und Geld sparen. Die Software ist eine Eigenentwicklung von ipro Consulting GmbH nach Intrexx-Richtlinien und vom Intrexx-Hersteller United Planet zertifiziert. ipro kann die Applikation jederzeit an Kundenanforderungen anpassen.
Die Software ist in Absprache mit dem Intrexx-Hersteller United Planet entwickelt worden und kann durch einfaches Einlesen eines Datencontainers in das Installationsverzeichnis eines Intrexx-Servers installiert werden, auf Wunsch auch remote von ipro.
Die Informationen dieser Seite als PDF-Dokument
Eine ausführliche Broschüre können Sie über unser Kontaktformular anfordern.
Die Features im Einzelnen
Aufgaben: Der Anwender kann hier sehr übersichtlich sehen, welche Dokumente noch zu prüfen und/oder freizugeben sind. Diese können nach Bereich und Dokumententyp gefiltert werden.
Eigenschaften: Zu jedem Dokument werden die Metadaten im Detail angezeigt. Beispielsweise zum Bereich, Gültigkeitsdatum, Redakteur, Wiedervorlage, Status…
Übersichtsseite: Jeder User sieht hier gefiltert nach seiner Berechtigung seine neusten Dokumente, geänderte Dokumente, seine eigenen Favoriten, zu prüfende und freizugebende Dokumente.
Verwaltung: Hier können sowohl eigene Dokumententypen und Unternehmensbereiche angelegt werden. Für die Dokumententypen kann separat bestimmt werden, ob eine Sofortfreigabe, Redaktionsauswahl und PDF-Generierung möglich sein soll.
Kostenloses Online-Seminar zum Dokumentenmanager Pro
Das Online-Seminar richtet sich an alle Interessierte, die ihre Dokumente schneller auffinden und verwalten möchten und zeigt Ihnen, wie Sie Dokumente prüfen und freigeben können.
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